Az Önkormányzatok kiadási lehetőségeit általában a következő tényezők határozzák meg:

• az aktuális költségvetés előirányzata,
• a korábbi időszakban megkötött kötelezettség-vállalások,
• az adott időpontig teljesített kifizetések, illetve a tervezett bevételek alakulása,

A rendszer külön-külön nyilvántartja a költségvetés, a kötelezettség vállaló (szállítói) szerződések vagy egyéb megrendelések, valamint a szállítói számlák adatait.

Ezekkel kapcsolatban minden Polgármesteri Hivatalnak önálló nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettsége van pl. a Képviselőtestület vagy a MÁK vagy az APEH felé. Mivel mindenképpen el kell készíteni ezeket a nyilvántartásokat, ezért célszerű ezeket úgy szervezni, hogy nagyon kevés többletmunkával a kapcsolható információkat valóban össze is kapcsoljuk. Néhány példa az ilyen kapcsolás lehetőségére:

• a szállítói számla-nyilvántartást kapcsolni lehet a kötelezettség vállalások nyilvántartásával a szállító nevén és a számla (szolgáltatás) tartalmán keresztül,
• a szállítói szerződés-nyilvántartást kapcsolni lehet a költségvetés azon (előirányzat) sorához, aminek a terhére a szerződést megkötöttük (külön a még alá nem írt szerződéseket is),
• a (szállítói számla) kifizetést a szerződésen keresztül kapcsolni lehet ahhoz a költségvetési (előirányzat) sorhoz, aminek a terhére kötelezettséget vállaltunk, stb..

A modulok kapcsolása után az egyes nyilvántartást készítők közvetlenül is hozzájuthatnak azokhoz az információkhoz, amivel a saját munkájukat ellenőrizni tudják. Nem kell különböző rendszerekből készült listákat összeolvasni vagy kézzel készült nyilvántartásokat egyeztetni.

Természetesen nem csak a nyilvántartást készítő személyek, hanem a különböző szintű vezetők is pontosabb adatokat kaphatnak. Pl.: Ha egy kötelezettség vállalási szerződés aláírása vagy ellenjegyzése előtt tudni akarjuk, hogy azon a költségvetési soron, aminek terhére a kötelezettséget vállalni akarjuk:

• mennyire köteleztük el magunkat (mennyi kötelezettség vállalást kapcsoltunk),
• mennyi előirányzat maradt szabadon,
• mennyi a még ki nem fizetett, de már beérkezett számlák összege
• kötelezettség vállaláson keresztül mennyi számlát kapcsoltunk
• kötelezettség vállalás nélkül, közvetlenül mennyi számlát kapcsoltunk,
• mennyi számlát fizettünk ki
• mennyi a ki nem fizetett számla,

akkor erre is választ kaphatunk a rendszerből a következőben bemutatott példa szerinti ablakban.

Az adatok összekapcsolása után nem egyszerűen megháromszorozódik a közös rendszerből nyerhető információ, hanem adatfeldolgozás helyett tudás alapú információ feldolgozás történik a Polgármesteri Hivatalban.

Pl.: egy adott terv soron, a következő ablak jelenik meg a képernyőn:

Ez az ablak összesíti, integrálja a kötelezettség vállalások, a szállítói számlák és a költségvetés megfelelően kapcsolt adatait, amivel naprakész információ adható pl. az operatív pénz gazdálkodáshoz is.

Kötelezettség vállalások rögzítése, feldolgozása

A kötelezettség vállaló szerződés (megrendelés) alapadatainak felvétele

Rögzíteni lehet:

• a szállító adatait,
• a szerződés vagy megrendelés (a továbbiakban szerződés) aláírásának időpontját, azonosítóit, érvényességét, aláírásának tényét,
• a szerződés típusát,
• a keret gazdáját,
• a forrás- vagy költséghelyét,
• egyéb szöveges megjegyzéseket
• a fizetési kötelezettséget, egy vagy több, azonos vagy eltérő részletben.

A rögzített szerződés fizetési kötelezettségeit költségvetési terv sorhoz lehet kapcsolni éves bontásban. Minden ilyen kapcsolás előtt ellenőrizni lehet azt is, hogy azon a terv soron, amihez kapcsolom az adott szerződést (aminek terhére kötelezettséget vállalok), mennyi a még el nem költött, vagy szerződéssel le nem kötött összeg. Az adott terv sorhoz korábban kapcsolt szerződések, számlák is egyszerűen képernyőre hozhatók.

Szállítói szerződések feldolgozása

Először azt kell meghatározni, hogy a munkaállományba melyik időpontra vonatkozó adatok kerüljenek. Ez azért fontos, mert előfordulhat pl. egy terv sornak, előírás sornak vagy számla sornak az esetében, hogy csak év végén kell figyelembe venni a fizetési kötelezettségek között.

A felhasználó maga határozhatja meg azt is, hogy milyen adat oszlop csoportokban vagy formátumban és milyen rendezettségben kerüljenek az adatok a képernyőre vagy nyomtatásra.

Az egyik legfontosabb információ, amit megkaphatunk a rendszerből: az adott napon várható (és még nem teljesített) kötelezettség vállalások összege, ami a - kötelezően készítendő - likviditási tervhez elengedhetetlen.

A szállító alapján való szűréshez a program a korábban rögzített vevők/szállítók listáját ajánlja fel egy vagy több sor kiválasztására.

Az azonosítók alapján való szűréshez a program felajánlja a szerződés évét, sorszámát, az adatokat rögzítő belső szervezetet, valamint a belső sorszámot a további szűkítéshez.

A dátumok alapján sort választva a program a szerződéshez rögzített minden dátum típusú mezőt felajánl a további lista szűkítéshez.

A fizetendő összeg sort választva a program a következő lehetőségek közül való választást ajánlja fel:

• Szerződés összege alapján
• Kötelezettség összege alapján (a feldolgozáshoz megadott időpontig)
• Túlfizetett összeg alapján (a feldolgozáshoz megadott időpontig)
• Hátralék összege alapján (a feldolgozáshoz megadott időpontig)
• Számlázott összeg alapján (a feldolgozáshoz megadott időpontig)
• Nem számlázott összeg alapján (a feldolgozáshoz megadott időpontig)

Szállítói számlák rögzítése és feldolgozása

Számla adatainak felvétele

Egy számla adatainak felvétele két fő részből áll. Először a fejrészbe a szállító adatait, majd a számla azonosítót, a teljesítés időpontját és a fizetési határidőt, valamint a fizetési módot kell rögzíteni.

A második részben a tételsorokban az áruk, szolgáltatások azonosítóját, pl. ITJ vagy Vámtarifa számát, megnevezését, mennyiségét, mértékegységét, egységárát, ÁFÁ -ját kell rögzíteni. Ezeket a táblázatokat igény szerint feltöltjük, de a felhasználó maga is feltöltheti az általa leggyakrabban használt sorokkal.

A korábban egyszer már rögzített adatokat nem kell ismételten begépelni, mert ezeket (törzsadat) táblázatból lehet itt is választani.

Szerződéshez kapcsolt számla

Ha olyan szállítónak a számláját rögzítjük, akihez korábban már rögzítettünk szerződést vagy megrendelést, akkor a program felajánlja ezeket a szerződéseket, hogy válasszuk ki közülük azt, amelyikhez kapcsolni kell a számlát. Ha nincs szerződés vagy egyik szerződéshez sem akarjuk kapcsolni a számlát, akkor ezt is megengedi a program.

Szerződéshez kapcsolt számla esetében a kiválasztott kötelezettség sornak megfelelően felveszi a program a számla tételsorát. Ha a számla sora nem pontosan felel meg a szerződés kiválasztott előírásának, pl. azért, mert a kötelezettség órabérben lett megadva, és a teljesítés, valamint az ennek megfelelő számla sor több órát tartalmazott, mint az előírt terv, akkor az adott számla soron lehet javítani.

Számla kiadása a teljesítés igazolására (vagy pl. bevételezésre)

Ha a beérkező számlához nincs teljesítés igazolás, akkor ki kell adni annak a megfelelő ismerettel rendelkező és az ügyrendben erre felhatalmazott ügyintézőnek, aki

• el tudja bírálni, hogy a számla valódi teljesítést takar-e,
• mikor történt, milyen természetes mértékegységben, és milyen értékben a teljesítés,
• valóban kifizethető vagy visszaküldendő a számla,
• esetleg, más valaki illetékes a fentiek végrehajtására, stb.

A rendszer hálózatban való működése esetén ennek az ügyintézőnek a program a rendszergazdai ágán megfelelő jogosultságot is kell kapnia arra, hogy a neki kiadott számlára a visszaigazolást megfelelő tartalommal elvégezze a rendszerben.

Ha nem hálózatban működik a rendszer, akkor a számlát rögzítő ügyintézőnek csak akkor szabad vagy célszerű a visszaigazolást is rögzíteni, amikor a papír alapú igazolás bizonylatolása ténylegesen is megtörtént.

Ha van teljesítés igazolás mellékelve, akkor is ki kell adni igazolásra, de ilyenkor a következő lépésben a számla igazolását (ha a hivatal ügyviteli utasításai, ügyrendje megengedi) a számla rögzítését végző dolgozó is elvégezheti.

Ezeket a lépéseket a program a napi gyakorlatnak megfelelően segít elvégezni. A kiadásnál rögzíteni kell a kiadás időpontját, az igazoló személy nevét, az igazolás határidejét.

Ezekre az adatokra tetszőleges feldolgozás végezhető.

A kifizetéshez szükséges utalvány egyszerűen nyomtatható.

A program bővített változata segítségével a terméket be lehet vételezni a tárgyi eszközök leltárába vagy valamelyik raktárba. Ez a bővített változat egy teljes körű tárgyi eszköz nyilvántartás és egy raktárnyilvántartást is tartalmaz.

Számla kifizetése az igazolás után

Az igazolt számlákat most már kifizethetjük. Nagyon fontos tudni, hogy csak az igazolt számlák kifizetését engedi meg a program. Akkor tekinti a program igazoltnak a számlát, ha minden sor teljesítés igazolása megtörtént.

Fizethetünk banki átutalási nyomtatvány közbeiktatásával, de közvetlenül bankterminálon keresztül vagy posta floppyval is.

Teljeskörű banknapló, ill. pénztárnapló is készíthető. Részletesebben: Bank és pénztárforgalom kezelés

Számlák feldolgozása

A korábban rögzített minden számla adatra lehet feldolgozásokat végezni. Csak példaképpen felsorolva listázhatók és összesíthetők:

• adott időszakban beérkezett számlák (számla napló),
• adott napon ki nem fizetett számlák,
• adott napon várható kifizetések számlák alapján,
• adott szállító összes számlái időszakonként is.

Számlák adatainak exportálása más könyvelő rendszerekbe

A párhuzamos munkavégzés csökkentése miatt is lehetőséget biztosítunk arra, hogy az Önkormányzatoknál szokásosan használt könyvelő rendszerekbe a szállítói számla adatait exportáljuk.