|
| Határozatkezelő rendszer |
A program elsősorban az önkormányzati testületek döntéseinek rögzítésére, osztályozására, karbantartására, gyors visszakeresésére és a döntésekhez kapcsolódó különböző információk (határidők, felelősök, végrehajtási információk stb...) kezelésére készült.
Az utólagos jegyzőkönyvekben való keresések, a jegyzőkönyvi kivonatok készítése, az egyes döntések végrehajtásáról, határidőkről, felelősökről, más döntésekhez való kapcsolódásokról a kézi nyilvántartások és információk kezelése egyre nehézkesebb, áttekinthetetlenebb munkát jelent, ezért társaságunk az egyik legnagyobb budapesti önkormányzat támogatásával - a korábbi verziók alapján - egy új, Windows alapú számítógépes rendszert fejlesztett ki.
Rendszerünk egyszerűen kezelhető és könnyen átlátható formában nyújt informális támogatást az önkormányzatok felelős vezetőinek irányítói tevékenységükhöz és alapvetően megkönnyíti a hivatal mindennapi munkáját, minimalizálva a feladat ellátásához szükséges ráfordítást.
A rendszer korlátlan számú testület és bizottság, jegyzőkönyv és döntés kezelésére alkalmas. Tetszőleges számú, hálózatba kapcsolt számítógépen teszi lehetővé a hatékony és megbízható működést.
Minden rögzített adatra kérhető "szűrési" funkció. A program képes kiválasztani pl.: az egyes munkatársak feladatkörébe tartozó, az azonos témával foglalkozó, a lejárt határidejű, vagy a még végre nem hajtott, stb... határozatokat. Ezeket - a felhasználó által meghatározható - oszlopszerkezetű táblázatos formában mutatja meg, és ha szükséges, további feldolgozásra excelbe exportálhatjuk vagy nyomtathatjuk.
Jellemző rendszereinkre, hogy a képernyőn (ablakban) látható a lista egy-egy sora mögötti információk (adatlap, jegyzőkönyv, döntés, stb.) adatai egy mozdulattal a képernyőre kérhetők. Ezek - szükség szerint - a program több pontjáról is elérhetők.
A program használata a szokásos paraméterekkel rendelkező számítógépek és hálózat megléte esetén nem igényel semmilyen fejlesztést ill. bővítést. És a programot kezelő munkatársaktól sem igényel a megszokottól komolyabb számítástechnikai felkészültséget.
Az adatbázisokban rögzített adatok bármikor elmenthetők, probléma esetén visszatölthetők.
A testület üléséről készült jegyzőkönyv begépelése vagy beemelése után a program minden nyilvántartási feladatot segít, illetve átvesz.
A rendszerünkkel dolgozó munkatársak azonosító és jelszó használata mellett különböző jogosultságokkal rendelkeznek a munkájuk célterületeinek megfelelően. Ez biztosítja az adatállomány nagyfokú védelmét a szándékos vagy véletlen adatmódosítás ellen, de ez biztosítja pl: a zárt ülések anyagainak hozzáférési és a kezelés mélységének jogosultságait is. Ezen kívül lehetőséget ad pl: a rendszerben történő változások naplózására is (ki, mit, mikor változtatott).
Jegyzőkönyvek, döntések rögzítése
A jegyzőkönyv szövegét közvetlenül rögzíthetjük a programba, vagy ha már korábban szövegszerkesztővel rögzítették, akkor a begépelés helyett a szöveg vágólapra helyezésével illeszthetjük a megfelelő ablakba. (Eddigi tapasztalataink szerint az MS Word, az OpenOffice és a DOS szövegszerkesztőivel készült szövegek ékezet azonosan emelhetők át.) A rendszerbe a korábbi időkben keletkezett jegyzőkönyveket is érdemes rögzíteni, hogy működése azokra is kiterjedjen.
Itt a jegyzőkönyv "adatlapján" adjuk meg a jegyzőkönyv paramétereit (az ülés dátuma, mely testület üléséről készült a jegyzőkönyv, nyilt vagy zárt ülés).
Az aktuális jegyzőkönyv szövegében többféle módon kereshetünk, attól függően, hogy mennyire pontosan tudjuk megadni a keresett szót vagy szókapcsolattöredékeket. De itt rögzíthetjük - különböző füleken - a napirendet, a jelenlévőket (elszámolásokhoz és statisztikák készítéséhez használhatjuk), és innen emeljük át - szintén vágólap használatával - a döntések szövegeit.
A döntések szövegein túl az "adatlapon" lehet rögzíteni egy-egy döntés:
Különböző dokumentumok is kapcsolhatók (csatolt fájlok fül) egy-egy döntéshez (pl: előterjesztések, a támához kapcsolódó jegyzőkönyvek, ajánlatok, fényképek, hangfájlok, videoanyagok stb. )
Feldolgozás
Általános feldolgozás keretében kapunk lehetőséget a rögzített adatok bármelyikének szűrésére, keresésére.
Feldolgozásunk eredményét az általunk összeállítható oszlopokkal rendelkező táblázatban kapjuk meg. Az így létrejövő táblázatos formájú lista tartalmát - ha kell - tovább szűkíthetjük, rendezhetjük (a képen dátum szerinti a rendezettség), nyomtathatjuk, exportálhatjuk, ahol ha szükséges tovább dolgozhatunk az adatokkal.
Keresés a jegyzőkönyvekben
Ez a funkció egy évekkel meghatározható időintervallumban keletkezett jegyzőkönyvekben keresi meg a kívánt szót vagy szókapcsolatokat. Többféle módszer áll rendelkezésünkre, attól függően, hogy mennyire pontosan tudjuk igényünket meghatározni. Keresésünk eredménye egy lista azokról a jegyzőkönyvekről, melyekben a keresett szó vagy szókapcsolat előfordul. (Ha túl sok jegyzőkönyvben szerepelnek az általunk megadottak, akkor érdemes ponosabban körülhatárolni keresési igényünket.) A listából kiválasztott jegyzőkönyv szövegében vastag szedéssel jelennek meg azok a sorok, amelyekben szerepelnek az általunk megadottak. A találatok között a "+ és -" gombokkal mozoghatunk. A "csak találat" pipa használatával a program csak azokat a sorokat jeleníti meg, amelyekben tatálat van.
Ezek alapján jó eséllyel megtalálhatjuk azokat a jegyzőkönyvrészeket, döntéseket, melyekhez nem tudtunk egészen pontosan meghatározni a keresőfeltételeket.
Jegyzőkönyvi kivonat (döntés) nyomtatása
Minden jegyzőkönyv adatlapján az első fül tartalmazza a korábban már rögzített, a jegyzőkönyv szövegéből átemelt döntéseket. Ezekről nyomtatás - jegyzőkönyvi kivonat - készíthető, előre megszerkesztett formátum szerint. Ez a formátum (sablon) tartalmazhatja az önkormányzat címerét, logóját és más grafikus elemet is, és megszabja a nyomtatás (jegyzőkönyvi kivonat) szövegképét.
Előadók listázása
Az előadók adatainak feldolgozásával kaphatjuk táblázatba az ülések jegyzőkönyveinek sorrendje szerint a kiválasztott személy (vagy mindenki) előadói felelősségét meghatározó döntéseket, a döntés végrehajtására vonatkozó visszajelzéssel és annak dátumával együtt.
A listát szűkíthetjük a visszajelzések konkrét kiválasztásával is. Ekkor a kiválasztott előadó felelősségébe tartozó döntések közül pl: csak az elfogadott (vagy az el nem fogadott) döntések kerülnek a listába.
Statisztika a jelenlévőkről, a felelősökről
Statisztikát készíthetünk a testület tagjainak egy adott időszak (évek) ülésein való részvételéről, valamint arról, hogy az adott időszakban született döntések végrehajtása kiknek a felelősségi körébe tartoznak és ezeknek a döntéseknek a végrehajtása milyen stádiumban van (státusz).
A statisztikákat természetesen a képernyőn való megtekintés után ki is nyomtathatjuk.
| Árlista Kapcsolatfelvétel | Ugrás az oldal tetejére |